Sanal Santral Nedir ? Nasıl Çalışır ?

Sanal Santral Nedir ?

Sanal Santral, (Bulut Santral olarak ta adlandırılmaktadır.) kişisel veya iş amaçlı olarak iletişim ihtiyacınızı çözmeye yönelik bir hizmetler bütünüdür. Sanal Santral size, normal bir santralin yapabildiklerine ek olarak yeni ve teknolojik özelliklere sahip bir sistem sunar. Sanal Santral, sayesinde tüm bu gelişmiş IP Santral özelliklere sahip olmanın yanı sıra, tasarruflarda sağlarsınız. Sayısallaşan telefon hatlarınızın sabit ücreti ortadan kalktığı gibi, hesaplı görüşme ücretleriyle de görüşme bedellerini aşağılara çekersiniz.

Nasıl Çalışıyor ?

Sanal Santral sizin çalışmanıza özel hazırlanan senaryo ya göre çalışır. Altta örnek bir senaryo görülmektedir. Burada anlatılan senaryonun birçok farklı hali uygulanabilir. Sanal santralin en büyük özelliklerinden biri de burada ortaya çıkar. “Sanal Santral ihtiyaca göre şekillenebilecek bir esnekliğe sahiptir.”

Örnek bir senaryomuzu inceleyelim,

Müşteri ya da müşteri adayı telefonunuzu aradığında, Sanal Santral telefonu açar ve size özel karşılama mesajını okumaya başlar,
“Sanal Santral’e hoş geldiniz. Kalite standartları gereği görüşmelerimiz kayıt altına alınmaktadır. Dahili numarayı biliyorsanız tuşlayınız. Bilmiyorsanız, Satış için 1’i, Muhasebe için 2’yi, Teknik Destek için 3’ü tuşlayınız. Operatöre bağlanmak için lütfen bekleyiniz"
- Örneğin 1 tuşlandığında çağrı satış kuyruğuna yönlenir. Kuyrukta resimde 2 adet dahili görülmektedir. İstenirse kuyruk içine sabit hat ya da cep telefonu eklenebilir. Kuyruğun bir diğer kritik kısmı da sıralama mantığıdır. Kuyrukta, sırayla, en az cevaplayana göre ya da rasgele gibi farklı modeller seçilebilir. Eğer bir arama kuyrukta kalıp cevaplanmadıysa bu arama bilgisi tanımlanmış yetkili kişilere sms uyarısı olarak gönderilebilir.
- Örneğimizde 2 tuşlandığında arama muhasebe dahilisine yönlenir.
- Örneğimizde 3 tuşlandığında arama GSM numarasına yönlenecektir.
- Örneğimizdeki tüm yönlenmelere ( tüm kuyruk dahililerine, direk dahililere ya da GSM numarasına) ulaşılamadığında, arayanın ses kaydı maile gönderilebilir ya da arayanın bilgisi sms ile dahili sahibine ulaştırılabilir.
* İstenirse belli dış hatlardan gelen aramalar ivr senaryosuna uğramaksızın belli dahili ya da kuyruğa yönlendirilebilir.
* İstenirse belli dahililerin dış aramaları kendilerine tanımlanan farklı dış hat numaraları üzerinden yapılabilir.

Avantajları Nelerdir ?

Günümüzün teknolojisini, orta ölçekli firmalardan kobi’lere kadar ulaştıran bir sistem olan sanal santralin, bir çok avantajı vardır.
- En büyük avantajlarından biri, herhangi bir santral yatırımı gerektirmemesidir. Bütün IP Santral özelliklerini kullanabilirken, kurulum, güncelleme, teknik destek ya da daha sonrasında sistem yenileme gibi, önünüze çıkabilecek tüm donanım ve yazılım masraflarından kurtulmuş olursunuz.
- Çalışma alanınızı bir ofisle sınırlandırmaz. Dahili numaralarınız, farklı binalarda, şehirlerde, hatta ülkelerde olabilirken. Bir cep telefonunu bile, dahili hat olarak sisteminize eklenebilir.
- Birçok firmada maliyet açısından bir sekreter bulundurulmadığından, telefonlar iş konusu hakkında bilgisi yetersiz kişilerce açılabilmektedir. Hatta çoğu zaman ofiste kimse olmadığından, müşteri aramaları karşılanamamaktadır. Buda firmanın prestij kaybına, hatta iş kaybına sebep olmaktadır. Bu durumda Sanal Santral, bir sanal sekreter hizmetiyle tüm aramalarınızı karşılayarak kurumsal kimliğinizi sergiler. Aramayı cebinize bir dahili gibi bağlayabilir. Size arama bağlanamazsa, arayanın ses kaydınız alır ve mailinize iletir (Sizde dahilinizden *123 tuşlayarak, bırakılan mesajları ücretsiz dinleyebilirsiniz.) Böylece hem kurumsal imajınızı korunmuş olur, hem de potansiyel müşterilerin, size her ihtimalde ulaşmasını sağlamış olur.
- Sanal santralin bir avantajı da sizi sabit hat giderlerinden kurtarmasıdır. Eski tip sabit hatlar, aynı anda karşılıklı tek bir arama kapasitelidirler. (Siz aradığınız anda gelen aramaya meşgul çalar.) Bu yüzden birçok firma telefonları meşgul çalmasın diye onlarca hat alarak PBX dediğimiz yapıları oluşturmakta ve onca hattın sabit giderlerini de ödemektedirler. Bu sabit giderler yüzlerce liraları bulmaktadır. Sanal santralin bu duruma getirdiği en büyük güzellik, sizi bu sabit hat giderlerinden kurtarmasıdır. Kısaca bir hattınızı (bu en çok aranan hattınız olacaktır) sayısal hatta çevirdiğimizde, öncelikle sabit gider ortadan kalkar ve 1 telefon hattından aynı anda onlarca arama yapabilmeye başlarsınız. (Aynı anda 100 adet anlık çağrıya ulaşılabilmektedir.) Bu sayede tek bir hat tüm işinizi çözer ve sizde hem sayısala taşıdığınız hat için hem de atıl duruma düşen hatlara artık ihtiyacınız kalmadığından iptal ettirdiğiniz için sabit giderlerden de kurtulmuş olursunuz.
- Birçok girişimci sabit hat kullanmamasına rağmen, kurumsal kimliği sergilemesi açısında dışarıdan sabit hat üzerinde aranabilme avantajını istemektedir. Sanal santralin burada size sunduğu avantaj ise, kurumun resmi olarak kayıtlı olduğu her ilde, size sayısal tabir ettiğimiz onlarca arama kapasiteli) hatları size, tahsis edebilmesidir. Bu hatların tahsisiyle, siz, en kısa sürede aranabilir hale gelmekte ve size özel ses kaydı ve de yönlendirme senaryoları ile kurumsal imajınızı sergileyebilmektesiniz.
- Maliyetler demişken, irili ufaklı birçok firma telekom maliyetlerinde tasarrufa gitme düşüncesindedir. Sanal santralin burada size sağlayacağı avantaj yapacağınız tüm aramalarda en düşük fiyatlarla konuşmalarınızı sağlaması ve neyi ne için ödediğinizi bilmenizdir. Size verilecek kullanıcı adı ve şifreyle tüm arama detaylarınızı anlık olarak takip edebilmektesiniz. Böylece tüm iletişimin kontrolü de size geçmiş olmaktadır.
- Bu sisteme dahil olan tüm firmalar, kendi aralarında ücretsiz görüşmektedirler. Böylece yoğun görüştüğünüz kurumları da (örneğin müşterilerinizi) Sanal Santral eko sistemine dahil ettiğinizde, telekom rakamlarınızda hatırı sayılır düşümler sağlarsınız.

Özellikleri Nelerdir ?

* DID Numarası ( Dış Hat Numarası) :

Kendi numaranızı ya da bizim temin edeceğimiz bir sanal numarayı ( İl kodlu ya da 0850 ile başlayan) sanal santralde kullanabilirsiniz. Kendi numaranızı kullanmamız durumunda ise, telefon hattınız sanal numaraya dönüştürülerek, aynı anda karşılıklı onlarca arama kapasitesine ulaşmaktadır.

* Sınırsız Dahili Numara :

Belli bir lokasyona bağlı kalınmaksızın, aynı bina, şehir ya da ülke dışından olabilecek şekilde sınırsız dahili telefon kullanma hakkınız vardır. Kullanılacak noktada geniş bant internetin (ADSL,Fiber,Kablo) olması yeterlidir. ( Farklı bir ülkede dahili çalışması için güvenlik sebeplerinden ötürü sabit ip özelliği istenmektedir.)

* Sesli karşılama ( IVR) :

Abonenin aranması anında, aramayı karşılayan ve firmaya özel yapılan ses kaydıdır. Firmanın kurumsal kimliğini ortaya koyması açısından fazlasıyla gerekli bir özelliktir. Çünkü günümüzde, birçok firmanın sekreterya hizmeti olmadığı için, müşteri aranmalarında telefon cevaplama, fazlasıyla sorun teşkil etmektedir. İşte bu aşamada, müşterinin karşılanıp, istenen dahili ya da mobil aboneye yönlendirilmesini Sanal Santral üstlenir.

* Sesli mesaj ( VoiceMail ) :

Aranan aboneye ulaşılamaması durumunda, istenirse dahili sesli mesaj sistemi devreye girer ve müşterinin ses mesajı alınır. Bu alınan ses mesajını abone, aranan dahili hattan bir tuşlama vasıtasıyla ya da sisteme tanıtılmış mail adresinden dinleyebilir..

* Beklemede Müzik :

Sanal santral aboneleri, arayan kişiyi beklemeye aldıklarında, bekleme müziği devreye girer.

* Konferans görüşme:

Sanal Santral aboneleri, istedikleri telefonları dahil edebilecekleri, konferans görüşmeleri yapabilirler.

* Zaman bazlı yönlendirme:

Size uygun senaryo ya göre, mesai saati, dışı ya da istenen belli zamanlarda, Sanal Santral sistemini farklı dahili yönlendirmelerle çalışması sağlanabilir. ( Örnekleme gerekirse, mesai saatleri dışında cebe ya da fabrika bekçisine aramaların yönlendirilmesi gibi )